Agence de la consommation en matière financière du Canada

www.acfc-fcac.gc.ca

Liens de la barre de menu commune

• English
• Accueil
• Contactez-nous
• Aide
• Recherche
• canada.gc.ca

Breadcrumb

1. Accueil
2. > Au sujet de l'ACFC
3. > Planification et imputabilité
4. > Table des matières - Rapport sur la vérification des frais de voyage et d'accueil

Rapport sur la vérification des frais de voyage et d'accueil de l'Agence de la consommation en matière financière du Canada

Observations et améliorations possibles

Les observations de SVC et les améliorations possibles touchent le suivi, l'évaluation et la reddition de comptes concernant le traitement des demandes de remboursement.

Surveillance, évaluation et compte rendu du traitement des demandes de remboursement

Un échantillon de 25 postes de demandes de remboursement a été examiné dans le détail par rapport aux critères de vérification établis d'avance. Les critères de vérification et la nature des erreurs sont définis comme suit:

• Les documents: vérifier si les pièces justificatives des dépenses étaient en dossier (p. ex., reçus ou déclarations, éléments probants à l'appui des taux de change, voyages pour affaire).
  
  
• L'exactitude: vérifier la démarcation entre les exercices, le classement dans les comptes du grand livre général, la réclamation de toutes les dépenses et l'exactitude arithmétique de la demande de remboursement.
  
  
• La Politique: vérifier si les demandes de remboursement sont conformes à la Politique de V et A du BSIF, taux de change, indemnités de repas et frais accessoires, information exigée en vertu de la section 4 de la Politique d'accueil, nombre de repas réclamés en voyage.
  
  
• L'autorisation: vérifier si les demandes ont été autorisées en vertu de l'article 34 ou de la section 4 et si la dépense a été approuvée au bon palier de gestion.
  
  

Parmi les 25 postes de demandes de remboursement vérifiés, 9 observations sont ressorties:

Du montant total des frais de voyage de 115 960 $, la portion des frais de transport aérien ou terrestre s'élevait à 58 090 $ (50 p. 100) alors que la portion des autres dépenses (hôtels, repas, etc.), à 57 870 $ (50 p. 100). À l'exception de deux postes, les observations touchent les autres dépenses.

Pour ce qui est des documents et de l'exactitude, les observations avaient trait à l'explication du remboursement demandé ou à la justification de la dépense ou encore à la saisie des reçus sur le formulaire de demande de remboursement. Il ne s'agissait ni du montant ni de la nature de la dépense mais plutôt de l'intégralité des documents justificatifs. Deux postes remboursés ont donné lieu à un trop-payé, qui a été recouvré par la suite, d'un montant minime de 41 $, sur un total échantillonné de 120 251 $.

Les dépenses d'accueil pour la période visée ont totalisé 4 291 $. Les observations à ce sujet ne concernaient pas le caractère légitime des montants réclamés mais plutôt l'intégralité des informations exigées par la section 4 de la Politique et le report du remboursement dans un mauvais compte du grand livre général.

Au cours de discussions avec les administrateurs des CR qui préparent une quantité élevée de demandes de remboursements de frais de V et A, on a acquis une certaine assurance quant à l'exactitude, l'intégralité et la conformité des demandes de remboursement. Lorsqu'ils ont besoin de précision, les administrateurs consultent la politique du SCT ou demande des éclaircissements au gestionnaire des services administratifs de l'ACFC ou au groupe des finances du BSIF.

L'ACFC envisage d'appliquer d'autres procédés: envoyer un avis par courriel lorsque la demande est rajustée à la hausse ou à la baisse d'au moins 10 $ et lorsque le remboursement est déposé directement.

Recommandation

Afin d'assurer un traitement de qualité des demandes de remboursement, l'ACFC, avec le groupe des finances du BSIF, devrait faire le suivi de l'intégralité et de l'exactitude des demandes de remboursement et évaluer les postes en erreur par groupe de CR et type d'erreur. Ce suivi est important pour évaluer la nature et l'étendue des erreurs de traitement des demandes de remboursement et pour déterminer l'aide et la formation qui seraient utiles pour que la politique des frais de V et A soit bien appliquée.

Des rencontres avec les employés de l'ACFC devraient être organisées pour revoir comment ils préparent les demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil, avec une attention particulière accordée aux documents justificatifs, et aussi pour définir les mesures à prendre pour diminuer les erreurs commises au moment de remplir la demande de remboursement.

Commentaires de la direction

• Le commissaire adjoint et la gestionnaire des services administratifs rencontreront les gestionnaires et les employés concernés en avril 2005 pour examiner les observations relevées au cours de la vérification, faire ressortir les secteurs à améliorer et présenter le plan d'action et les attentes de la direction. Une rencontre avec les adjoints administratifs, chargés du traitement des demandes de remboursement, est prévue le 28 avril 2005.
  
  
• L'ACFC a resserré ses processus afin d'inclure comme pièce justificative obligatoire l'itinéraire de voyage ou l'horaire des déplacements. Cette mesure est en cours.
  
  
• Du 1er mai 2005 au 31 octobre 2005, la gestionnaire des services administratifs ou son délégué examinera toutes les demandes de remboursements des frais de voyage et d'accueil avant qu'elles soient transmises pour paiement afin de s'assurer que toutes les améliorations ont été appliquées.
  
  
• Un rapport d'avancement sur le plan d'action de la direction sera déposé par l'agent supérieur, stratégies organisationnelles et services exécutifs, de l'Agence au comité de vérification le 28 juin 2005 et le 15 novembre 2005.
  
  

Autres

Date de modification :

2011-05-05