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Rapport sur la vérification des frais de voyage et d'accueil de l'Agence de la consommation en matière financière du Canada

Étendue et stratégie

L'étendue et la stratégie de la vérification se présentent en quatre phases:

1. Examen du cadre de traitement des demandes de remboursement
   
   
2. Tests de conformité des postes des demandes de remboursement par rapport à la politique du SCT et aux pièces justificatives
   
   
3. Rapport sur la vérification des frais de V et A
   
   
4. Responsabilités du client
   
   

Étapes de vérification:

I. Examen du cadre de traitement des demandes de remboursement

• Évaluation des pratiques en matière de V et A par rapport à la Politique et aux lignes directrices;
  
  
• Discussions avec le personnel des services administratifs de l'ACFC et des employés de soutien choisis au sujet de ce qui suit:
  
  
  • Les activités de traitement des demandes de remboursement des frais de V et A,
    
    
  • Les avis et l'aide des Services administratifs de l'ACFC et du groupe des finances du BSIF, y compris la formation et la correction des erreurs trouvées,
    
    
  • Les documents à l'appui des demandes de remboursement des frais de V et A : les formulaires de V et A, les exigences de la section 4 en matière d'information, les pièces justificatives et l'approbation des CR et de l'Agence,
    
    
  • À savoir si les services offerts par le groupe des Finances du BSIF sont adéquats eu égard à la complexité de la Politique et du traitement des demandes de remboursement,
    
    
  • À savoir si les utilisateurs ont reçu une bonne valeur,
    
    
  • Les améliorations possibles;
    
    
• Examen du suivi de l'ACFC et du groupe des finances du BSIF des pratiques en matière de V et A et du programme d'amélioration;
  
  
• Examen des observations et des possibilités d'amélioration avec la direction de l'ACFC
  
  
  

II. Tests de conformité des postes des demandes de remboursement ave la Politique du SCT et les pièces justificatives

Définition de " poste de demande de remboursement "  :  Une demande de remboursement comporte une série de dépenses reportées au grand livre général (p. ex., transport aérien, logement, repas,). Pour les fins de la vérification par sondages, une dépense est considérée comme un " poste de demande de remboursement."

• Extraction de tous les postes des demandes de remboursement reportés au grand livre général pour l'exercice terminé le 31 mars 2004 en vue d'établir la population à vérifier et de choisir l'échantillon des postes de demandes de remboursements qui feront l'objet de tests de détail. Les données du fichier d'extraction sont comparées aux comptes du grand livre général en vue de s'assurer qu'il contient tous les postes des demandes de remboursement et que les soldes des comptes du grand livre général sont exacts.
  
  
• Vérification détaillée d'un échantillon de postes de demandes de remboursement:
  
  
  • Application de la Politique du SCT, en particulier:
    
    
    • Vérifier si les meilleures dispositions en matière de transport ont été prises (le prix le plus bas)
      
      
    • Appliquer les taux de devise étrangère de la Banque du Canada dans le calcul des indemnités pour les voyages internationaux
      
      
    • Indemnités de repas
      
      
    • Utiliser le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC pour déterminer les tarifs
      
      
    • Frais accessoires et autres charges
      
      
  • Intégralité des pièces justificatives: justification des dispositions hors norme, billets d'avion, cartes d'embarquement, reçus de transport, hébergement, location de véhicule, frais de téléphone, etc.
    
    
  • Éléments probants à l'appui de l'autorisation en vertu de l'article 34 et des exigences en matière d'information de la section 4 en ce qui a trait aux dépenses d'accueil (le nombre de fonctionnaires fédéraux, le nombre des invités, la forme d'accueil et les circonstances, l'établissement commercial ou traiteur)
    
    
  • Examen et approbation des demandes de remboursement par les administrateurs des CR, les gestionnaires des CR et le groupe des finances du BSIF
    
    
  • Exactitude arithmétique des demandes de remboursement traitées
    
    
  • Report des postes des demandes de remboursement dans les comptes du grand livre général et dans la période financière
    
    
• Examen des résultats des sondages et des améliorations possibles avec la direction de l'ACFC
  
  
  

III. Rapport sur la vérification des frais de V et A

• Examen des résultats de la vérification et du rapport avec la direction de l'ACFC
  
  
• Rapport sur la vérification au commissaire adjoint de l'ACFC
  
  
• Dépôt du rapport sur les résultats de la vérification des frais de V et A au comité de vérification
  
  
  

IV. Responsabilités du client

Dans le contexte de la présente vérification, la direction de l'ACFC est considérée comme la cliente. La direction de l'ACFC et le groupe des finances du BSIF ont facilité le travail de vérification en donnant accès en temps voulu au personnel et aux documents.

Date de modification :

2011-05-05